¿Escuchas por todos lados que es muy importante tener y administrar correctamente una base de datos, pero no sabes bien por qué? Está bien, no estás solo. Debes saber que una buena base de datos no solo te permitirá organizar información médica de manera segura, sino que también facilitará la implementación de estrategias de marketing, encontrar oportunidades de mejora y te ayudará a atraer nuevos pacientes y a fidelizar a los actuales. ¿Quieres saber más y cuáles son las mejores opciones de base de datos? Sigue leyendo que te lo contamos todo:
¿Qué es una base de datos de pacientes?
Una base de datos es un cúmulo de información que se almacena dentro de un sistema o herramienta, por ejemplo Excel. Una base de datos de pacientes es un sistema digital que recopila y organiza la información personal, médica y de contacto de los pacientes de una clínica u hospital. Es como una especie de archivo centralizado que permite almacenar grandes volúmenes de datos de manera segura, accesible y estructurada.
Es a través de una base de datos que los profesionales de la salud pueden registrar y consultar información importante de sus pacientes, como su historial médico, tratamientos previos, preferencias y más.
Hoy en día, una base de datos no solo cumple la función de almacenamiento de información, sino que también facilita la planificación de estrategias de marketing que sean personalizadas, el seguimiento de tratamientos y la mejora de la experiencia del paciente en general. Desde datos básicos como nombres y números de contacto hasta información sobre los hábitos de compra, una base de datos bien organizada es necesaria para ofrecer un servicio que sea personalizado y eficiente.
Beneficios
Como explicamos en la última parte de la sección anterior, una base de datos completa y bien estructurada es esencial para brindar una experiencia que sea adaptada a los pacientes. Pero este no es el único beneficio que tener una base de datos trae, sino que también:
- Organización centralizada: Toda la información relevante de los pacientes está organizada en un solo lugar, lo que facilita el acceso rápido y preciso a los datos cuando se necesiten.
- Segmentación eficaz: Permite diferenciar entre pacientes actuales y potenciales, facilitando el envío de comunicaciones como ofertas o recordatorios de tratamientos.
- Mejora de la atención al paciente: Al conocer mejor los antecedentes médicos y preferencias de los pacientes, el personal es capaz de ofrecer un servicio más detallado, mejorando la satisfacción y fidelización.
- Ahorro de tiempo y eficiencia: Con un sistema digitalizado, se reduce el tiempo de búsqueda de información, y los datos se pueden actualizar fácilmente.
- Estrategias de marketing: Permite implementar campañas de marketing específicas.
¿Qué va en los datos del paciente?
Un paso vital a la hora de crear una base de datos de pacientes, es definir qué tipo de información es necesaria para tu clínica. La recopilación de datos debe enfocarse tanto en aspectos básicos de identificación como en información que permita personalizar crear o modificar servicios y establecer una relación cercana con cada paciente. Estos son algunos de los datos esenciales que se deberían incluir:
Datos personales
- Nombres y apellidos
- Fecha de nacimiento
- Género
- Dirección
- Teléfono móvil y/o fijo
- Correo electrónico
- Información de contacto preferida (WhatsApp, Telegram, Mail, Llamada)
Historial médico
- Afecciones o condiciones preexistentes
- Tratamientos previos realizados en la clínica
- Medicamentos recetados
- Alergias o contraindicaciones importantes
- Resultados de exámenes o pruebas médicas relevantes
Preferencias y hábitos de adquisición
- Tratamientos de interés o especialidades que el paciente consulta con más frecuencia.
- Frecuencia con la que el paciente realiza tratamientos.
- Preferencias sobre horarios de atención o citas.
- Historial de compras (si también vendes productos relacionados con tratamientos).
Notas adicionales
- Comentarios sobre visitas anteriores.
- Observaciones realizadas por el personal médico durante el tratamiento.
Datos sobre marketing
- Fuente de contacto ¿Cómo conoció la clínica? (Página web, redes sociales, recomendaciones, etc.)
- Participación en promociones o campañas de marketing.
- Interacción con contenido digital (por ejemplo, si ha descargado guías o participado en webinars).
Como crear una base de datos fácil y rápido
Crear una base de datos de pacientes no tiene por qué ser complicado. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma sencilla:
- Elige una herramienta básica: Puedes usar programas como Excel o Google Sheets para empezar.
- Decide qué datos necesitas: Lo más importante es tener datos como nombre, teléfono, dirección y algunos detalles médicos. No hace falta complicarse, empieza con lo esencial.
- Recoge los datos con formularios: En vez de introducir todo a mano, usa formularios digitales como Google Forms. Así, los pacientes llenan sus datos y se guardan directamente en tu base de datos.
- Automatiza cuando sea posible: Si puedes, usa herramientas que te permitan guardar la información de forma automática desde los formularios o desde otros sistemas que ya usas. En la siguiente sección te damos algunas opciones.
- Protege la información: Asegúrate de que los datos estén seguros con contraseñas y siguiendo las normas de protección de datos.
Mejores 10 BBDD de pacientes 2024
Al igual que es importante elegir bien los datos que se colocarán en la base, es importante elegir una herramienta o sistema adecuado. ¿Por qué? Porque este debería incluir todas las funciones que se necesiten para operar, debería estar dentro del rango de precio que estés dispuesto a pagar, si decides optar por uno de pago, e incluso el aspecto visual importa. Para hacerte esa tarea de elegir un poco más fácil, te dejamos aquí los 10 mejores:
Zoho CRM
Zoho CRM es una de las soluciones más populares y accesibles para la gestión de clínicas pequeñas y medianas. No solo permite gestionar la relación con los pacientes y su historial médico, sino que también es altamente personalizable. Su interfaz intuitiva facilita la organización de citas, seguimientos y expedientes médicos, lo que optimiza el flujo de trabajo. Además, Zoho CRM ofrece integración con otras herramientas como correos electrónicos y plataformas de marketing. Posee tanto versión de prueba que es gratis como versión de pago.
PipeDrive
PipeDrive es una plataforma sencilla, pero robusta, ideal para clínicas que están iniciando el proceso de digitalización de su base de datos de pacientes. Además de centrarse en la gestión de pacientes, es de las opciones que más facilita la creación de estrategias de marketing a través de ayudar a mantener una comunicación fluida y constante con los pacientes usando correos electrónicos o mensajes automatizados. También incluye funciones para hacer seguimiento de las consultas y resultados de las campañas de marketing.
NexHealth
NexHealth es una plataforma diseñada específicamente para el sector salud. Una de sus principales características es la integración con sistemas de expedientes médicos electrónicos (EMR), para hacer más sencillo el acceso y actualización de la información médica en tiempo real. Además, NexHealth permite la comunicación directa con los pacientes a través de SMS y correos electrónicos. Cuenta con un sistema de recordatorios automatizados para citas y es integrable con otras plataformas de gestión clínica.
Kareo
Kareo es un software de gestión médica conocido por su interfaz amigable y porque posee potentes herramientas de facturación. Estas herramientas, entre otras cosas, facilitan la automatización y el seguimiento de los pagos, además de gestionar reclamaciones o posibles devoluciones. Kareo permite la creación de informes médicos detallados y personalizables, ofreciendo a los profesionales de la salud una visión clara del progreso de los pacientes y el estado de la clínica a nivel general.
DrChrono
DrChrono es una plataforma integral diseñada para clínicas de tamaño mediano a grande, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades en una sola interfaz intuitiva. Incluye un robusto sistema de facturación y es compatible con dispositivos móviles. Además, DrChrono ofrece integración con herramientas de telemedicina y recordatorios.
eClinicalWorks
eClinicalWorks es un software diseñado para satisfacer las necesidades de grandes clínicas y hospitales. Su funcionalidad abarca desde la administración de historias clínicas electrónicas (EHR) hasta la programación de citas y la gestión de la comunicación con los pacientes. Tiene integradas herramientas avanzadas de análisis y generación de informes, es compatible con dispositivos móviles y posee muy buenas reseñas.
Cliniko
Cliniko es una solución ideal para consultorios pequeños que buscan una plataforma simple, pero eficaz, para la gestión de su clínica. Esta herramienta permite administrar las citas de los pacientes, gestionar expedientes médicos y facilitar la comunicación, todo desde una única plataforma. Su interfaz es intuitiva y también ofrece opciones de informes básicos y recordatorios automáticos de citas. Para aquellos que buscan una herramienta funcional sin complicaciones, Cliniko es una excelente opción.
Medesk
Medesk es un software diseñado específicamente para clínicas pequeñas y medianas. La plataforma permite gestionar eficientemente las citas, los expedientes médicos y las estadísticas de los pacientes, lo que facilita un control detallado de la actividad clínica. Además, Medesk tiene integradas herramientas de marketing por correo electrónico, lo que permite implementar campañas dirigidas a pacientes, fomentando la fidelización y el seguimiento continuo. También incluye opciones de informes personalizados y seguimiento financiero.
Doctolib
Doctolib es una de las plataformas más populares en España para la gestión de citas y la relación con los pacientes en clínicas y hospitales. Usando Doctolib los profesionales que trabajen en la clínica serán capaces de organizar sus agendas, acceder al historial médico de los pacientes y enviar recordatorios automáticos para reducir las ausencias. Además, facilita la telemedicina, permitiendo consultas virtuales con total seguridad.
SaludOnNet
Esta plataforma permite no solo gestionar citas y expedientes médicos, sino también ofrecer consultas a través de videollamadas. SaludOnNet se integra con herramientas de facturación y pago, permitiendo tener un control completo sobre la actividad financiera. Por último, tiene la particularidad de ofrecer una opción de gestión de turnos para optimizar el flujo de citas.
¿Necesitas ayuda con el marketing de tu clínica?
Tener una base de datos de pacientes bien organizada es el primer paso, pero ¿cómo puedes aprovechar esa información para atraer más pacientes y fidelizar a los actuales? Aquí es donde el marketing especializado para clínicas juega un papel clave. En Marketing Número Uno, te ayudamos a maximizar el potencial de tu clínica mediante estrategias de marketing estético adaptadas específicamente a tus necesidades. Ofrecemos servicios que abarcan desde la gestión de campañas publicitarias en redes sociales hasta la optimización de tu presencia online, ayudándote a captar nuevos pacientes y a mejorar la comunicación con los actuales.
Entre nuestros servicios principales, destacamos:
- Consultoría de marketing online: Sesiones personalizadas para ayudarte a estructurar y lanzar campañas efectivas.
- Gestión de redes sociales: Estrategias para aumentar tu visibilidad y conectar con más pacientes potenciales.
- SEO especializado: Optimización de tu página web para que aparezca en las primeras posiciones de los motores de búsqueda, facilitando que nuevos pacientes encuentren tu clínica.
- Publicidad en Google Ads y redes sociales: Atrae pacientes con campañas dirigidas que maximizan tu retorno de inversión.
Conclusión
En conclusión, crear y gestionar una base de datos de pacientes no solo optimiza el funcionamiento interno de tu clínica, sino que también te permite ofrecer una atención más personalizada y mejorar tus estrategias de marketing. Con las herramientas adecuadas y una buena segmentación de la información, podrás llevar tu negocio y tu marca, al siguiente nivel.
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